Dream Afar + Trello: Quản lý dự án trực quan với khả năng thực thi tập trung

Trello rất tuyệt vời để trực quan hóa các dự án và cộng tác với nhóm. Nhưng các bảng có thể trở nên quá tải, và việc liên tục kiểm tra sẽ làm bạn mất tập trung. Dream Afar giúp bạn tập trung hơn vào công việc hàng ngày trên Trello mà vẫn bảo vệ được thời gian làm việc hiệu quả của mình.

Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách kết hợp Dream Afar với Trello để quản lý dự án một cách toàn diện và tập trung.

Vì sao nên chọn Dream Afar + Trello

Điểm mạnh của Trello

• Tổng quan dự án trực quan
• Hợp tác nhóm
• Quản lý quy trình làm việc linh hoạt
• Tiến độ dự án rõ ràng

Những thách thức của Trello

• Dễ dàng dành quá nhiều thời gian để sắp xếp
• Các bảng trở nên lộn xộn
• Thường xuyên kiểm tra cập nhật
• Cảm giác choáng ngợp về mặt thị giác với quá nhiều thẻ bài.

Giải pháp của Dream Afar

• Mục tiêu trọng tâm hàng ngày được trích xuất từ Trello.
• Ưu tiên hiển thị trên mọi tab mới
• Ngăn chặn sự xao nhãng trong khi làm việc
• Ghi lại nhanh các ý tưởng

---

Thiết lập tích hợp

Bước 1: Tối ưu hóa thiết lập Trello của bạn

Trước khi kết nối với Dream Afar, hãy đảm bảo Trello đã được sắp xếp gọn gàng:

Cột bảng tiêu chuẩn:

Nguyên tắc chính: Chuyên mục "Hôm nay" định hướng nội dung của Dream Afar.

Bước 2: Cấu hình Dream Afar

1. Cài đặt Dream Afar
2. Bật tiện ích việc cần làm
3. Bật tiện ích ghi chú để ghi chú nhanh
4. Thiết lập chế độ lấy nét

Bước 3: Tạo nghi thức đồng bộ hóa

Đồng bộ buổi sáng (5 phút):

1. Mở Trello → Xem cột "Hôm nay"
2. Sao chép 3-5 thẻ vào Dream Afar todos
3. Đóng Trello
4. Làm việc từ xa trong mơ

Đồng bộ buổi tối (5 phút):

1. Xem lại danh sách các dự án đã hoàn thành của Dream Afar.
2. Cập nhật thẻ Trello (chuyển sang trạng thái Hoàn thành)
3. Thêm bất kỳ ghi chú nào đã được ghi lại dưới dạng thẻ mới.
4. Thiết lập chuyên mục "Hôm nay" cho ngày mai.

---

Quy trình làm việc hàng ngày

Buổi sáng: Trích đoạn Tin tức hàng ngày

8:00 sáng:

1. Mở tab mới → Mơ mộng xa xôi với những việc cần làm hôm qua
2. Xóa các mục đã hoàn thành
3. Mở Trello trong giây lát.
4. Kiểm tra cột "Hôm nay" để xem có thay đổi nào không.
5. Cập nhật danh sách việc cần làm của Dream Afar cho phù hợp:

[ ] Bản thiết kế mẫu trang chủ [Dự án X]
[ ] Xem xét yêu cầu kéo (PR) cho tính năng xác thực [Dự án Y]
[ ] Viết phần tài liệu [Dự án X]
[ ] Nhóm sẽ họp lúc 2 giờ chiều

1. Đóng Trello lại — bắt đầu làm việc từ Dream Afar ngay bây giờ

Trong khi làm việc: Chế độ tập trung

9:00 sáng - 5:00 chiều:

• Mỗi tab mới đều hiển thị các ưu tiên của Dream Afar.
• Trello đã đóng cửa.
• Chặn trang trello.com ở chế độ tập trung nếu bạn thấy nó hấp dẫn.
• Hoàn thành danh sách việc cần làm một cách có hệ thống.

Khi có nhiệm vụ mới xuất hiện:

1. Ghi chú trong Capture in Dream Afar
2. Tiếp tục công việc hiện tại
3. Chuyển sang Trello sau.

Buổi chiều: Đồng bộ nhanh

3:00 chiều (tùy chọn):

Nếu nhóm của bạn thường xuyên cập nhật Trello:

1. Kiểm tra nhanh Trello (2 phút)
2. Bạn có cần làm thêm thẻ mới gấp không?
3. Thêm vào Dream Afar nếu cần
4. Đóng Trello, tiếp tục công việc

Buổi tối: Cập nhật và kế hoạch

17:30:

1. Mở Trello
2. Chuyển các thẻ đã hoàn thành sang mục Đã hoàn thành
3. Cập nhật từ nhóm đánh giá
4. Thêm các vật phẩm Dream Afar làm thẻ bài mới.
5. Thiết lập chuyên mục "Hôm nay" cho ngày mai.
6. Hãy gạt bỏ giấc mơ xa vời, thêm vào đó là những ưu tiên của ngày mai.

---

Các chiến lược Trello nâng cao

Chiến lược 1: Lá bài Tập trung

Tạo thẻ Trello đặc biệt:

Tiêu đề: "TRỌNG TÂM HÔM NAY" Sự miêu tả:

What I'm working on RIGHT NOW.
Check Dream Afar for full daily list.

Ghim vào đầu cột "Hôm nay".

Những lợi ích:

• Đội ngũ của bạn hiểu rõ ưu tiên của bạn.
• Bạn diễn đạt trọng tâm của mình.
• Trách nhiệm cam kết công khai

Chiến lược 2: Ưu tiên dựa trên nhãn

Sử dụng nhãn Trello một cách chiến lược:

Thói quen buổi sáng:

• Thêm tất cả các nhãn màu đỏ trước
• Sau đó là màu Cam nếu còn chỗ trống.
• Tối đa 5 vật phẩm trong Dream Afar

Chiến lược 3: Mẫu thẻ hàng ngày

Tạo thẻ mẫu Trello:

## Today's Goals (copy to Dream Afar)
1.
2.
3.

## Notes (add to Dream Afar notes)
-

## Completed
-

Mỗi buổi sáng:

1. Tạo thiệp từ mẫu
2. Điền vào mục tiêu
3. Sao chép vào Dream Afar
4. Cập nhật liên tục trong ngày

---

Hợp tác nhóm

Giữ liên lạc với đội của bạn

Thử thách: Làm việc từ xa đồng nghĩa với việc bạn không sử dụng Trello.

Giải pháp:

Lựa chọn 1: Thẻ Trạng thái Luôn cập nhật thẻ "Trạng thái" trong mục "Đang tiến hành":

Currently focused on: [task]
Next available: [time]
Checking Trello: Morning and evening

Lựa chọn 2: Bình luận cập nhật hàng ngày Nhận xét về các thẻ chính của bạn:

[Date] Focus: Working on X. Dream Afar focus mode until 5pm.

Phương án 3: Đội Norm Hãy thống nhất rằng các thành viên trong nhóm làm việc trên hệ thống cá nhân của họ (Dream Afar, v.v.) và đồng bộ hóa dữ liệu hai lần mỗi ngày.

Khi đội cần bạn gấp

Thiết lập kỳ vọng:

• Trello hoạt động bất đồng bộ (không phù hợp cho những việc khẩn cấp)
• Khẩn cấp = Slack/tin nhắn/cuộc gọi
• Chỉ kiểm tra Trello vào những thời điểm đã định.

Dream Afar cho phép:

• Tập trung cao độ trong các khoảng thời gian làm việc.
• Phản hồi nhanh chóng trong thời gian đồng bộ hóa.
• Thông tin rõ ràng về tình trạng sẵn có

---

Quy trình làm việc cụ thể cho từng dự án

Dành cho việc phát triển sản phẩm

Cấu trúc Trello:

• Danh sách công việc tồn đọng → Chu kỳ này → Đang phát triển → Đang xem xét → Đã hoàn thành

Vai diễn trong Dream Afar:

• Nhiệm vụ phát triển ngày hôm nay
• Các hạng mục của sprint hiện tại
• Ghi nhận nhanh các lỗi/ý tưởng

Quy trình làm việc:

1. Lập kế hoạch sprint → Điền vào cột sprint trên Trello
2. Hàng ngày → Trích xuất các nhiệm vụ hôm nay để mơ về tương lai
3. Chế độ tập trung trong khi lập trình
4. Buổi tối → Cập nhật Trello, ghi lại các khối bị chặn

Dành cho đội ngũ tiếp thị

Cấu trúc Trello:

• Ý tưởng → Lập kế hoạch → Đang thực hiện → Xem xét → Đã xuất bản

Vai diễn trong Dream Afar:

• Nội dung cần tạo/xem xét hôm nay
• Nhiệm vụ chiến dịch
• Nhanh chóng ghi lại ý tưởng nội dung.

Quy trình làm việc:

1. Lập kế hoạch hàng tuần → Thiết lập thẻ Trello
2. Hàng ngày → Trích xuất nội dung nhiệm vụ cho Dream Afar
3. Chế độ tập trung khi viết
4. Buổi tối → Di chuyển các thẻ đã hoàn thành

Dành cho các dự án của khách hàng

Cấu trúc Trello:

• Bảng hoặc cột dành riêng cho từng khách hàng
• Danh sách công việc tồn đọng → Tuần này → Hôm nay → Đánh giá của khách hàng → Hoàn thành

Vai trò trong Dream Afar:

• Sản phẩm bàn giao cho khách hàng hôm nay
• Nhiệm vụ của khách hàng ưu tiên
• Chụp nhanh để ghi chú cho khách hàng

Quy trình làm việc:

1. Hàng tuần → Ưu tiên theo từng khách hàng
2. Hàng ngày → Nhiệm vụ khách hàng hôm nay cho Dream Afar
3. Chế độ tập trung trong quá trình làm việc với khách hàng
4. Buổi tối → Cập nhật bảng thông tin khách hàng

---

Giải quyết tình trạng quá tải khi sử dụng Trello

Quá nhiều thẻ

Vấn đề: Hàng trăm thẻ, không thể xác định thứ tự ưu tiên

Giải pháp với Dream Afar:

• Trello chứa mọi thứ
• Dream Afar chỉ chiếu HÔM NAY
• Tối đa 5 lá bài trong Dream Afar
• Phân tách rõ ràng: Trello = danh sách công việc cần làm, Dream Afar = trọng tâm

Quá nhiều bảng

Vấn đề: Nhiều dự án, nhiều bảng

Giải pháp:

1. Buổi sáng: Xem cột "Hôm nay" trên mỗi bảng.
2. Tổng hợp tất cả các ưu tiên trong Dream Afar
3. Một danh sách việc cần làm duy nhất cho tất cả các dự án
4. Nhãn dự án trong danh sách việc cần làm:

[ ] [Khách hàng A] Đề xuất xem xét
[ ] [Dự án X] Sửa lỗi đăng nhập
[ ] [Cá nhân] Cập nhật danh mục đầu tư

Kiểm tra Trello thường xuyên

Vấn đề: Kiểm tra cập nhật quá thường xuyên

Giải pháp:

• Thêm trello.com vào danh sách chặn ở chế độ tập trung
• Xác định thời gian kiểm tra: Sáng, tối
• Hãy tin tưởng Dream Afar để thực hiện việc này mỗi ngày.
• Đối với những trường hợp thực sự khẩn cấp: nhóm sẽ sử dụng các kênh khác.

---

Mẹo tích hợp

Dành cho Trello Power-Ups

Nếu bạn sử dụng:

• Tăng cường sức mạnh lịch: Hãy tiếp tục trích xuất thông tin vào Dream Afar để tập trung mỗi ngày.
• Xác định thẻ cũ: Dùng để xác định các mục đã lỗi thời cần ưu tiên giảm.
• Trường tùy chỉnh: Có thể hỗ trợ trích xuất dữ liệu ưu tiên.

Dành cho Trello và các công cụ khác

Trello + Slack:

• Thông báo được gửi đến Slack
• Kiểm tra thông báo Slack trong cửa sổ giao tiếp
• Khối tập trung Dream Afar bảo vệ khỏi cả hai

Trello + Lịch:

• Ngày đến hạn được đồng bộ hóa với lịch.
• Buổi sáng: Kiểm tra lịch và Trello cùng nhau.
• Trích đoạn "Dream Afar", đóng cả hai

---

Quy trình đánh giá hàng tuần

Lên kế hoạch cho ngày Chủ nhật (30 phút)

Trong Trello:

1. Xem xét lại tất cả các bảng
2. Chuyển các thẻ đã hoàn thành sang mục Đã hoàn thành
3. Ưu tiên các chuyên mục "Tuần này"
4. Xác định những ưu tiên hàng đầu cho ngày thứ Hai

Trong Giấc Mơ Xa Xưa:

1. Xóa các việc cần làm cũ
2. Đặt ra các ưu tiên cho ngày thứ Hai
3. Ghi chú các mục tiêu lớn trong tuần.

Nhịp sống hàng ngày (tổng cộng 10 phút)

Buổi sáng (5 phút):

• Trích đoạn "Hôm nay" để mơ về tương lai xa.
• Xác minh các ưu tiên

Buổi tối (5 phút):

• Cập nhật thẻ Trello
• Chuẩn bị cho chuyên mục "Hôm nay" ngày mai.

Dọn dẹp hàng tháng

Trong Trello:

1. Lưu trữ các thẻ đã hoàn thành
2. Đánh giá mức độ phù hợp của công việc tồn đọng
3. Hợp nhất hoặc đóng các bảng cũ

---

Khắc phục sự cố

"Trello và Dream Afar không đồng bộ"

Giải pháp:

• Hãy chấp nhận rằng chúng phục vụ các mục đích khác nhau.
• Trello = dự án chân thực
• Dream Afar = sự tập trung hàng ngày
• Đồng bộ hóa hai lần mỗi ngày, không hơn.

"Cả nhóm mong đợi tôi dành cả ngày trên Trello."

Giải pháp:

• Truyền đạt lịch trình tập trung
• Đặt thời gian kiểm tra Trello
• Thể hiện sự gia tăng sản lượng.
• Đội thích ứng với kết quả

"Tôi quên cập nhật Trello"

Giải pháp:

• Thêm "Cập nhật Trello" vào danh sách việc cần làm của Dream Afar buổi tối.
• Hãy biến nó thành một nghi thức, chứ không phải là tùy chọn.
• Tối đa 5 phút — hiệu quả chứ không phải sự hoàn hảo

"Quá nhiều thông báo khẩn cấp từ Trello"

Giải pháp:

• Giảm cài đặt thông báo của Trello
• Đặt kỳ vọng: Trello là bất đồng bộ
• Khẩn cấp = kênh khác
• Chỉ kiểm tra vào những thời điểm đã định.

---

Phần kết luận

Trello là một hệ thống quản lý dự án mạnh mẽ. Dream Afar giúp nó trở nên khả thi.

Vai trò của Trello:

• Tất cả các thẻ dự án
• Hợp tác nhóm
• Thông tin đầy đủ về dự án
• Lập kế hoạch dài hạn

Vai trò của Dream Afar:

• Chỉ những ưu tiên của ngày hôm nay
• Tập trung trong quá trình thực hiện
• Ghi lại ý tưởng nhanh chóng
• Lời nhắc ưu tiên thường xuyên

Hệ thống:

1. Buổi sáng: Trích đoạn từ Trello để mơ về một giấc mơ xa xôi
2. Ban ngày: Làm việc từ xa, bỏ qua Trello.
3. Buổi tối: Đồng bộ lại với Trello

Sự tách biệt này giúp Trello không trở thành yếu tố gây xao nhãng mà vẫn giữ được hiệu quả trong việc quản lý dự án. Bạn có được sự sắp xếp trực quan của Trello và sự tập trung hàng ngày của Dream Afar.

---

Các bài viết liên quan

• Dream Afar + Notion: Quy trình làm việc hiệu quả tối ưu
• Dream Afar + Todoist: Làm chủ quản lý công việc
• Hướng dẫn đầy đủ về năng suất làm việc dựa trên trình duyệt
• Cách chặn các trang web gây xao nhãng trong Chrome

---

Bạn đã sẵn sàng tập trung vào các dự án Trello của mình chưa? Cài đặt Dream Afar miễn phí →