Dream Afar + Zoom: Làm chủ các cuộc họp từ xa và cân bằng hiệu quả công việc.

Gọi video rất cần thiết cho công việc từ xa. Nhưng những cuộc gọi Zoom liên tiếp sẽ phá vỡ sự tập trung và làm tiêu hao năng lượng. Dream Afar giúp bạn chuẩn bị cho các cuộc họp, tối đa hóa thời gian giữa các cuộc gọi và phục hồi sau tình trạng mệt mỏi do gọi video quá nhiều.

Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng Dream Afar với Zoom để có lịch trình họp dày đặc mà vẫn đảm bảo làm việc hiệu quả.

Thử thách họp từ xa

Vấn đề

Một ngày làm việc từ xa điển hình:

• 3-5 giờ gọi video
• Thời gian giữa các cuộc họp bị gián đoạn.
• Mức tiêu hao năng lượng do sự hiện diện liên tục của video
• Ít thời gian cho công việc tập trung

Giải pháp

Dream Afar tạo nên cấu trúc:

• Trước các cuộc họp: Sự chuẩn bị được thể hiện rõ ràng.
• Giữa các cuộc họp: Tận dụng tối đa các khoảng thời gian ngắn.
• Sau các cuộc họp: Phục hồi và bắt giữ
• Khoảng thời gian không họp: Thời gian tập trung được bảo vệ

---

Thiết lập hệ thống

Bước 1: Cấu hình Dream Afar

1. Cài đặt Dream Afar
2. Thiết lập tiện ích việc cần làm với các nhiệm vụ chuẩn bị cuộc họp và tập trung.
3. Bật tiện ích ghi chú cho việc ghi lại cuộc họp
4. Chọn giấy dán tường tạo cảm giác thư thái (giảm căng thẳng thị giác)

Bước 2: Lên kế hoạch cho ngày họp

Những việc cần làm trong chương trình Dream Afar cho các ngày họp:

MEETING PREP:
[ ] Review agenda: 10am client call
[ ] Prep questions: 2pm team sync

BETWEEN CALLS:
[ ] Quick task: Reply to 3 emails
[ ] Quick task: Review one document

FOCUS BLOCK:
[ ] 3-4pm: No meetings - deep work

Bước 3: Xác định ranh giới cuộc họp

Sử dụng chế độ lấy nét một cách chiến lược:

• Tắt mạng xã hội trong giờ làm việc.
• Giữ cho Zoom luôn khả dụng
• Chặn truy cập web thông thường trong thời gian "không có cuộc họp".

---

Trước các cuộc họp: Chuẩn bị

Quy trình chuẩn bị trước cuộc họp 5 phút

Khi Dream Afar thể hiện quá trình chuẩn bị cuộc họp:

1. Mở tab mới → Xem lời nhắc chuẩn bị
2. Xem lại chương trình nghị sự (2 phút)
3. Viết 1-3 câu hỏi vào phần ghi chú Dream Afar.
4. Xác định mục tiêu của cuộc họp.
5. Hãy tham gia cuộc gọi với tâm thế chuẩn bị sẵn sàng.

Chương trình nghị sự cuộc họp trực tuyến

Thêm mục tiêu cuộc họp vào danh sách việc cần làm của Dream Afar:

10am Client Call:
- Goal: Get approval on proposal
- Ask: Timeline concerns
- Share: Updated pricing

2pm Team Sync:
- Goal: Unblock Sarah's project
- Share: Q1 metrics update
- Ask: Resource needs

Mỗi tab mới nhắc nhở bạn về mục đích của cuộc họp.

Quản lý nỗi lo lắng khi họp

Hãy sử dụng hình nền Dream Afar để tạo cảm giác thư thái:

• Trước những cuộc gọi căng thẳng: Cảnh thiên nhiên thư giãn
• Trước những cuộc họp sôi nổi: Những khung cảnh truyền cảm hứng.
• Môi trường thị giác ảnh hưởng đến trạng thái tinh thần của bạn.

---

Trong các cuộc họp: Tham gia tích cực

Ghi chú nhanh

Trong khi gọi điện, hãy sử dụng ghi chú Dream Afar để:

• Các nhiệm vụ được giao cho bạn
• Những điểm quan trọng cần ghi nhớ
• Câu hỏi tiếp theo
• Những cam kết bạn đã thực hiện

Định dạng:

[Meeting name] [Date]
- ACTION: Send proposal by Friday
- NOTE: Client prefers option B
- FOLLOW-UP: Check with legal about terms

Tình huống nhiều tab

Khi bạn cần tham khảo tài liệu trong khi gọi điện:

• Mở các tab Dream Afar để thư giãn thị giác.
• Chỉ cần liếc nhìn hình nền dịu nhẹ cũng đủ giúp giảm căng thẳng.
• Danh sách việc cần làm cho thấy những việc khác cần làm hôm nay.

---

Giữa các cuộc họp: Tối ưu hóa các cửa sổ nhỏ

Cửa sổ quyền lực 15 phút

Khi bạn có 15-30 phút giữa các cuộc gọi:

1. Mở tab mới → Dream Afar hiển thị các tác vụ nhanh
2. Chọn MỘT mục có thể đạt được
3. Hoàn thành nó
4. Đánh dấu hoàn thành — tăng sự hài lòng trước cuộc gọi tiếp theo.

Những việc lý tưởng để hoàn thành trong 15 phút:

• Trả lời một chuỗi email
• Xem xét một tài liệu ngắn.
• Đưa ra một quyết định nhanh chóng
• Xử lý một mục trong hộp thư đến

Khoảng thời gian 30-60 phút

Đủ thời gian cho:

• Soạn thảo một tài liệu ngắn
• Hoàn thành một nhiệm vụ nhỏ.
• Chuyển đổi ghi chú cuộc họp thành các mục hành động.
• Phiên làm việc ngắn gọn, tập trung

Dream Afar hỗ trợ bằng cách:

• Chỉ rõ chính xác những việc cần làm.
• Chặn các trang web gây xao nhãng
• Bộ đếm thời gian cho phiên Pomodoro

Nghi thức chuyển tiếp

Sau mỗi cuộc họp:

1. Mở tab mới → Xem Dream Afar
2. Hít thở 2 hơi (tâm trí được thư giãn)
3. Ghi chú cuộc họp quy trình (2 phút)
4. Thêm các mục hành động vào danh sách việc cần làm
5. Kiểm tra thời gian cuộc họp tiếp theo
6. Bắt đầu nhiệm vụ hoặc cuộc họp tiếp theo

---

Sau các cuộc họp: Phục hồi và xử lý

Đáp ứng nhu cầu phục hồi mệt mỏi

Mệt mỏi do gọi video là có thật:

• Việc tập trung nhìn màn hình làm mỏi mắt.
• Việc tự đánh giá bản thân tạo thêm gánh nặng nhận thức.
• Sự chú ý liên tục làm cạn kiệt

Hỗ trợ phục hồi Dream Afar giúp:

• Hình nền đẹp = sự thư giãn thị giác
• Cảnh thiên nhiên thoáng qua = thư giãn tinh thần
• Mỗi lần mở tab mới là một khoảng nghỉ ngắn.

Xử lý kết quả cuộc họp

Thói quen cuối ngày:

1. Ghi chú Open Dream Afar
2. Xem lại biên bản cuộc họp đã được ghi lại.
3. Chuyển các mục hành động sang hệ thống quản lý tác vụ.
4. Ghi chú rõ ràng cho ngày mai
5. Suy ngẫm: Tôi đã cam kết điều gì?

---

Bảo vệ thời gian tập trung

Khối cấm họp

Nguyên tắc cốt lõi: Dành ra các khoảng thời gian từ 2 tiếng trở lên để tập trung làm việc.

Chiến lược lập lịch:

• Lên lịch "Thời gian tập trung" dưới dạng các khối lịch.
• Hãy coi chúng như những cuộc họp không thể thương lượng.
• Hãy truyền đạt những vấn đề này cho nhóm của bạn.

Chiến lược Dream Afar:

• Trong các khối lấy nét, hãy bật chế độ lấy nét.
• Thêm nhiệm vụ cần tập trung cao độ vào danh sách việc cần làm.
• Chặn các trang web Zoom/lịch trong thời gian tập trung
• Mỗi tab mới được mở đều củng cố thêm thông điệp: "Đây là lúc TẬP TRUNG!"

Bảo vệ thời gian tập trung

Khi nhận được yêu cầu họp:

• Kiểm tra Dream Afar — "Hôm nay tôi có bị tắc nghẽn tập trung không?"
• Nếu có: Hãy đề xuất các khung giờ khác.
• Nếu không: Chấp nhận nếu có giá trị

Kịch bản từ chối: "Tôi đã lên lịch thời gian làm việc cụ thể cho khung giờ đó rồi. Chúng ta có thể sử dụng [thời gian khác] thay thế được không?"

---

Quản lý tình trạng mệt mỏi do sử dụng Zoom quá nhiều

Các chiến lược hiệu quả

Giảm tải video:

• Tắt camera trong các cuộc gọi không cần thiết.
• Chế độ xem thư viện tắt (giảm số lượng mặt để xử lý)
• Ẩn chế độ xem của chính mình

Giữa các cuộc gọi:

• Mở Dream Afar → Hình nền thư giãn
• Nếu có thể, hãy nhìn ra ngoài cửa sổ.
• Đi bộ một quãng ngắn nếu có thời gian.

Tối ưu hóa môi trường cuộc gọi:

• Ánh sáng tốt giúp giảm căng thẳng.
• Chỗ ngồi thoải mái
• Giảm thiểu sự lộn xộn về mặt hình ảnh ở phía sau.

Mơ Xa Như Một Sự Nghỉ Ngơi Thị Giác

Vì sao hình nền lại hữu ích:

• Cảnh thiên nhiên giúp giảm hormone gây căng thẳng.
• Sự đa dạng màu sắc giúp mắt thư giãn.
• Vẻ đẹp mang lại niềm vui nhỏ bé
• Mỗi lần mở tab mới là một sự thiết lập lại về mặt tinh thần.

Hãy chọn giấy dán tường giúp giảm mệt mỏi:

• Thiên nhiên: Rừng, núi, sông nước
• Tối giản: Cảnh vật đơn giản, gọn gàng
• Màu lạnh: Xanh dương, xanh lá cây (tạo cảm giác thư thái)

---

Tối ưu hóa cuộc họp hàng tuần

Chủ nhật: Lên kế hoạch cho tuần mới

1. Kiểm tra lịch để xem lịch họp đã kín chỗ chưa.
2. Xác định các khu vực nguy hiểm liền kề
3. Hãy dành thời gian tập trung tối đa nếu có thể.
4. Đặt Dream Afar cho thứ Hai

Hàng ngày: Kiểm tra buổi sáng

1. Mở Dream Afar → Xem các cuộc họp hôm nay
2. Xác định những công tác chuẩn bị cần thiết cho từng mục.
3. Ghi chú lại khoảng thời gian trống giữa các cuộc họp.
4. Lên kế hoạch những việc cần hoàn thành trong khoảng thời gian trống.

Thứ Sáu: Suy ngẫm và điều chỉnh

1. Tính số giờ họp trong tuần này
2. Tính số giờ làm việc tập trung cao độ.
3. Điều chỉnh ranh giới tuần tới
4. Bảo vệ thời gian tập trung một cách quyết liệt hơn.

---

Quy trình làm việc cụ thể

Dành cho các nhà quản lý (Nhiều cuộc họp 1:1)

Cấu trúc của Dream Afar todo:

1:1 PREP:
[ ] Sarah: Review her project blockers
[ ] Mike: Discuss promotion timeline
[ ] Team: Prep agenda items

BETWEEN 1:1s:
[ ] Capture decisions in notes
[ ] Send any promised resources

Dành cho các cá nhân đóng góp

Cấu trúc của Dream Afar todo:

TODAY'S MEETINGS:
[ ] 10am: Come with status update
[ ] 2pm: Bring questions about spec

FOCUS BLOCKS:
[ ] 11-1pm: Complete feature code
[ ] 3-5pm: Write documentation

Đối với lịch học kết hợp

Điều chỉnh Dream Afar:

• Những ngày làm việc tại văn phòng: Nhiều cuộc họp cần giải quyết hơn
• Làm việc từ xa: Tập trung hơn vào các việc cần làm
• Hình nền có thể báo hiệu chế độ (bộ sưu tập khác nhau tùy theo ngữ cảnh)

---

Kỹ thuật nâng cao

Kỹ thuật 1: Buổi sáng không họp

Chiến lược: Không tổ chức cuộc họp nào trước 11 giờ sáng.

Hỗ trợ Dream Afar:

• Việc cần làm buổi sáng = chỉ tập trung làm việc tối đa
• Chế độ lấy nét cho đến 11 giờ sáng.
• Tab mới đầu tiên hiển thị: "Tập trung đến 11 giờ sáng"

Kỹ thuật 2: Gom nhóm các cuộc họp

Chiến lược: Gom nhóm các cuộc họp lại với nhau

Ví dụ:

• Thứ Hai/Thứ Tư: Nhiều cuộc họp
• Thứ Ba/Thứ Năm: Tập trung cao độ
• Thứ Sáu: Linh hoạt

Dream Afar ủng hộ điều này:

• Các mẫu danh sách việc cần làm khác nhau theo loại ngày.
• Ngày họp: Công tác chuẩn bị và các nhiệm vụ nhanh chóng được thực hiện rõ ràng.
• Những ngày tập trung: Các nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung cao độ được xác định rõ ràng.

Kỹ thuật 3: Họp vừa đi bộ

Đối với các cuộc gọi không cần thiết phải sử dụng video:

• Tham gia chỉ bằng âm thanh từ điện thoại
• Đi bộ trong khi gọi điện
• Quay lại Dream Afar để thực hiện nhiệm vụ tiếp theo.

---

Khắc phục sự cố

"Tôi suốt ngày nghe điện thoại."

Giải pháp:

• Không thể thương lượng về việc dành ra một khoảng thời gian tập trung 90 phút.
• Hãy tập trung làm việc thật kỹ vào sáng sớm trước khi bắt đầu các cuộc gọi.
• Sử dụng Dream Afar để tối đa hóa những khoảng trống nhỏ nhất.
• Trao đổi với quản lý về lịch họp.

"Tôi không thể tập trung giữa các cuộc gọi."

Giải pháp:

• Chuẩn bị sẵn các nhiệm vụ nhanh đã được xác định trước.
• Sử dụng phương pháp Pomodoro cho các phiên làm việc ngắn.
• Dream Afar chỉ rõ chính xác những việc cần làm.
• Giảm bớt kỳ vọng đối với công việc giữa các ca trực.

"Các cuộc họp thường kéo dài quá giờ và làm mất thời gian tập trung của tôi."

Giải pháp:

• Đặt thời gian kết thúc cố định cho các cuộc họp.
• Nếu cần, hãy khởi hành sớm hơn 5 phút.
• Khoảng thời gian trống giữa các cuộc họp trong lịch trình.
• Truyền đạt rõ ràng các ranh giới

---

Phần kết luận

Làm việc từ xa thành công đòi hỏi sự cân bằng giữa các cuộc họp và công việc tập trung. Dream Afar cung cấp cấu trúc:

Trước các cuộc họp:

• Sự chuẩn bị có thể nhìn thấy
• Mục tiêu rõ ràng
• Giảm lo âu nhờ hình ảnh thư giãn.

Giữa các cuộc họp:

• Truy cập nhanh các tác vụ
• Chặn các yếu tố gây xao nhãng
• Mỗi phút đều quý giá.

Sau các cuộc họp:

• Ghi chú đã được ghi lại
• Các mục hành động đã được trích xuất
• Nghỉ ngơi thị giác để phục hồi.

Trong các khối tập trung:

• Công việc chuyên sâu được bảo vệ
• Các trang web họp bị chặn
• Lời nhắc ưu tiên liên tục

Với Dream Afar + Zoom, bạn không cần phải lựa chọn giữa việc phản hồi nhanh chóng với nhóm của mình và tập trung vào công việc. Bạn có thể sắp xếp ngày làm việc của mình để thực hiện cả hai một cách hiệu quả.

---

Các bài viết liên quan

• Dream Afar + Slack: Cân bằng giữa sự tập trung và giao tiếp
• Dream Afar + Google Calendar: Quản lý thời gian trực quan
• Thiết lập Deep Work: Hướng dẫn cấu hình trình duyệt
• Hướng dẫn đầy đủ về năng suất làm việc dựa trên trình duyệt

---

Sẵn sàng làm chủ lịch họp của bạn? Cài đặt Dream Afar miễn phí →